De kassa controleren en afsluiten

Menu Kassa, Afsluiten

Bij het afsluiten van de kassa controleert u of het bedrag in de geldlade overeenstemt met de ontvangsten en uitgaven zoals ze door de kassa zijn geregistreerd. U sluit de kassa altijd per periode af, dus vanaf een bepaalde openingsdatum en eventueel een openingsuur.

Het afsluiten van de kassa gebeurt in drie stappen:

  1. het maken van de kassa-afrekening;

  2. het uitvoeren van de kassacontrole;

  3. het afsluiten van de kassa.

1. Werkwijze maken van de kassa-afrekening

Het maken van de kassa-afrekening betekent het tellen van het geld in de geldlade, het tellen van de bedragen van de andere betaalwijzen en deze bedragen invoeren in het scherm Afsluiten van de kassa.

Kies menu Kassa, Afsluiten.

  1. Tik in het veld Volgnr het nummer in van de periode die u wilt afsluiten en druk op ENTER. (Met ALT+END roept u het laatste volgnummer op.) De aantallen van de munteenheden die bij het begin van de periode in de geldlade lagen, worden ingevuld.

  2. Als u tijdens de dag, b.v. 's middags, een afsluiting doet om 's namiddags te heropenen, dan vult u het uur van de afsluiting in.

  3. Tel de munteenheden en voer de aantallen in de kolom Afsluiting aantal in. Het bedrag wordt onderaan op het scherm getotaliseerd en het verschil tussen opening en afsluiting wordt getoond.

  4. Druk op F5 om de kassa-afrekening te bewaren. U kunt met de knop Print of CTRL+P deze kassa-afrekening afdrukken voor eventuele controle door een andere persoon op een later tijdstip.

kassa_contr.jpg

2. Werkwijze uitvoeren kassa-controle

Bij het uitvoeren van de kassacontrole worden de bedragen die u hebt ingevoerd bij de kassa-afrekening, vergeleken met de ontvangsten en de uitgaven die de kassa heeft geregistreerd.

U vindt de kassacontrole in de tabel Betaalwijzen op de lijst Afrekening.
Druk de lijst Afrekening als volgt af.

Kies menu Kassa, Lijst, tabblad Afrekening.

  1. Selecteer in de tabel de lijst die u wilt afdrukken en druk op de knop Print of CTRL+P.

  2. Bekijk nu op de lijst de tabel Betaalwijze. In de kolom Verschil vindt u per betaalwijze het verschil tussen de bedragen die bij de kassa-afrekening werden ingegeven en de bedragen zoals ze werden geregistreerd bij het ingeven van de verrichtingen. Als het totaal 0 is, dan klopt de kassa.

kassa_contr.jpg

1_opmerking.gifMogelijke oorzaken van een kassaverschil
- Fout getelde munteenheden of fout ingetikte telling. Hertel en geef opnieuw in.
- Teveel of te weinig wisselgeld teruggegeven
- Foutief geregistreerde verrichting (cadeaubon, tegoedbon, voorschot, ...)
- Verrichting geregistreerd met verkeerde betaalwijze. Het totaal verschil is 0, maar de verschillen per betaalwijze zijn niet gelijk aan 0. De kassa klopt, maar als u automatisch doorboekt in Account, dan komen bedragen op de foute rekeningen terecht. Dit kan met een diverse verrichting worden rechtgezet.

3. Werkwijze afsluiting

  1. Heropen het scherm Afsluiten van de kassa en tik het volgnummer van de af te sluiten periode in.

  2. Vink het veld Afgewerkt aan en druk op F5 om te bewaren.

Na de afsluiting kunt u de kassa automatisch doorboeken in Briljant Account.